A emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe) é uma realidade cada vez mais presente no país, independente do tamanho da empresa. Entretanto, nem todo mundo entende o que é o arquivo XML gerado na emissão do documento e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação. A emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe) é uma realidade cada vez mais presente no país, independente do tamanho da empresa. Entretanto, nem todo mundo entende o que é o arquivo XML gerado na emissão do documento e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação.
Para manter uma gestão eficiente – e a sua empresa longe dos problemas gerados pela não conformidade com as leis -, é essencial conhecer os mecanismos da emissão e da obrigatoriedade de arquivamento das Notas Fiscais.
Neste artigo, você entenderá tudo sobre esse tema.
O que é XML da Nota Fiscal?
O arquivo XML (do inglês eXtensible Markup Language) é uma linguagem de demarcação preparada para o uso tanto no ambiente online da internet quanto no arquivamento em dispositivos eletrônicos desconectados (offline).
O arquivo é gerado durante a emissão da NFe e serve para registrar os detalhes da transação realizada.
O arquivo XML é a própria NFe, que registra informações como:
• Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
• Dados do emitente e do destinatário;
• Dados dos produtos ou serviços;
• Dados do ICMS;
• Dados do transporte.
A NFe, como sabemos, cumpre o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes sobre as transações realizadas pelos contribuintes. O formato XML da nota fiscal é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital.
Com um sistema digital de emissão da notas fiscais, reduz-se custos de impressão de documentos fiscais, melhora a gestão das notas emitidas, incentiva o comércio eletrônico e a adoção das novas tecnologias. O armazenamento dos arquivos XML é obrigatório.
Por quanto tempo guardar o arquivo XML das notas fiscais?
A legislação determina que o XML precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja necessária a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento perdido.
Todos os contribuintes do ICMS, seja optante ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O XML também deve ser arquivado pelo destinatário contribuinte do ICMS.O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.